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第112回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方33 ファイリングの仕方

第112回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方33 ファイリングの仕方

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

 前回「社内における環境整備」についてお話しました。今回は「ファイリングの仕方」についてお話します。
 まず、ファイリングという言葉を耳にするでしょうが何時ごろからあるのでしょうか。ファイリングは、百年以上前にアメリカで創案されたそうです。そして第2次世界大戦後、連合軍司令部によってファイリング・システムが日本にもたらされたと言われています。そんな背景も知ると、ファイリングがより身近になるかも知れません。
 
 皆さんはやろう、やろうと気にかけつつなかなか行動に移せないものの一つにファイリングがありませんか。私もそのように思う一人でしたが、自分に一番ブレーキをかけていたのが、一気にやろうという気持ちだったと気づきました。
 私はフリーでインストラクターをしていますが、ファイリングをするノウハウは個人も組織も同じと考えます。ファイリング(書類の整理と保存)の大きなメリットは、必要な書類がすぐに探せることです。探せないイライラした気持と、探している時間から解放されるのがファイリングです。
 
 ファイリングで一番先にするのは、「要らない書類を処分すること」。書くのはとても簡単ですが、行動するのは思った以上に難しいです。
 
 主流はパソコンの保存です。顧客別・会社別・案件別・時系列などのフォルダを作り、すぐに何でも取り出せるよう整理して保存します。ただ整理すると安心をしてしまうことと、その後も簡単にクリックして保存作業を続けてしまうといつの間にかパソコンにデータがどんどん溜まってしまいます。「保存」と確定してフォルダに入れたデータも時が経つと要らなくなるものも少なくありません。業種によって書類をジャッジする期間が異なるだけでなく、会社によってもその期間が異なるので、確認した日付も入れておくとよいでしょう。そして、手すきの時間を利用して、こまめにチエックし必要のない書類は削除します。
 
 紙でデータを残す場合、何時誰が見ても探しやすいことを前提に、見出しを付けて分類します。見出しはクリアホルダーの右上に揃え、デスクの引き出しにセッティングした横型のファイルボックスに保存します。この際気をつけることは、書類が重複していないかということ。例えば会議をするとき参加者全員に配られた書類であれば、重複の可能性が大きくなります。また見出しの分類を細分化しすぎると探しにくくなるので誰が探しても分かり易い見出しを考えてください。さらに細かいことですが、ファイルボックスに書類を入れすぎると取り出しにくくなるので気をつけます。
 
 

 

バックナンバー

2018.01.12
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第112回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方33 ファイリングの仕方
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経営コラムニスト紹介

電話応対コラム 松尾友子 氏

松尾友子(まつおともこ)氏

お客様に好かれてはじめてお取引が始まる。そのためにはお客様とのコミュニケーションを社員一人ひとりが意識することが重要だと主唱する社員教育インストラクター。
好感をもたれる「ビジネスマナー」、的確な「電話応対」、当たり前ができる「仕事の基本」など、きめ細やかな指導で、新人からベテラン社員まで多くの受講生を指導。社員ひとりひとりと向き合い、仕事の基本を徹底、定着させる指導は定評。
現在は、企業診断電話コンクール審査員講師としても活躍する。主な指導先に西武百貨店、JR東日本、パナソニック電工、医療法人徳真会など多数。

主な著書に「明るくて好かれる社員になる法」「1日5分!自分の磨き方」「大人のエレガントマナー」など多数。
《好 評》【通信講座】ビジネスコミュニケーションスキル講座
松尾友子氏が仕事の基本ビジネス・コミュニケーションスキルを体系化。コミュニケーションの基本をはじめ、話の聞き方、伝え方を通信教育形式で習得いただけます。
電話応対コラム 浦野啓子

浦野啓子(うらのけいこ)氏

東芝商事で現場実務を経たのち、対話総合センターに入所。多くの企業、団体の電話応対実務を指導する。その後、産能大学東京事業部講師を経て、電話応対コンサルタントして独立。
なぜ、会社にとって電話応対が大事なのかを常に念頭におき、適切な応対法と電話応対時のマナーの徹底で、「お客様の満足と感謝のこころ」を高める指導法には全国の社長から信頼が厚い。
主な指導先にバイエル薬品、ヤマハ、ブリジストン、日赤病院、共同テレビジョン、
ジャパンエナジー、富士フィルム、キッコーマン、JR東日本、弁護士事務所をはじめ大手から中小企業まで200 社を超える。
著「電話の応答が3 時間でマスターできる」「クレーム処理が上手い人下手な人」
「ことば上手は仕事上手」「営業電話の応答が3時間でマスターできる」。
社員研修ビデオ・ DVD「あたり前の仕事をキチンとできる職場のルールDVD・ビデオ」、電話応対教育ビデオ「ビジネス電話マナーDVD・ビデオ」他多数。

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