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第48回 リモートワークのメール・チャット術

第48回 リモートワークのメール・チャット術

 早咲きの梅がほころび、立春を迎える頃となりました。
 今年の立春は2月3日。つまり、その前日の2月2日が節分になるわけですが、節分が2月2日になるのは、なんと124年ぶりだそうです。
 これから少しずつ暖かくなり、春めいていきますね。
 
 さて、長引くコロナ禍、リモートワークが浸透したことにより、社内外を問わず対面ではなくメールやチャットで連絡を取り合う機会が増えています。
 メール、チャット、SNSを使った活字コミュニケーションですべてが完結する今、仕事の効率は以前よりむしろ上がったようにも感じられます。
 しかしながら、その一方で、ちょっとした冷たい書き方を気にして「嫌われているのだろうか?」と思い悩んだり、不親切な書き方に腹を立てたり、コミュニケーションに疲れている人も増えているようです。
 
 今回は、メールやチャットを使った活字コミュニケーションをうまく進めるための書き方のコツを3つご提案します。
 
 
■コツ1/相手の顔を想像し、ミスコミュニケーションを防ぐ
 
 相手が今、どんな様子でいるかわからないからこそ、相手の顔を想像しながら文字を打ちましょう。
 たとえ顔を知らない相手であっても企業名、肩書、名前、性別、メールの書き方、言葉の選び方などから、若い人か、ベテランかなど、ざっくりと想像することはできるはずです。
 仮に相手が自分より若い人だと思うなら「わかりやすく書こう」「教えてあげよう」という大きな気持ちで接することができます。また、目上だと思うなら「失礼がないように、丁寧に言葉を選んで伝えよう」と慎重に対応できます。
 想像しながら書けば、自分本位の文章にはなりえません。コミュニケーションの行き違いを防げます。
 
 
■コツ2/天気の話題で共感を誘う
 
 一日に何度もやりとりする相手に対して、そのつど相手の顔を想像しながら書くのは大変です。ときに「〇〇の資料作成、お願いします」「了解しました/承知しました」などとシンプルな文章でポンポンポンと軽快にやりとりするほうが、お互いにとって気持ちがいいこともあります。
 ただし、その場合も、その日初めて送るメールやチャットでは「今日は晴れて気持ちがいいですね」「夕べは少し暖かかったですね」などとその日の天気に関する一行プラスしましょう。
 天気の話題は共感を誘います。「うんうん、そう言われてみれば、たしかにそうだな」と同じ気持ちになりやすいのです。この共感がお互いの心の距離を縮めます。
 
 
■コツ3/「ありがとう」+褒め言葉で心をつかむ
 
 書類の作成やミーティングの日程調整など部下に頼んでいたことをやってもらったとき、相手に「ありがとう」とお礼を言いますね。
 その際、何に対しての「ありがとう」なのか、明確に伝えることが大事です。
 
 たとえば、書類作成なら、
・ありがとう。よくまとまっているね
・ありがとう。スピーディに対応してくれて、助かった
・ありがとう。これで取引先に喜んでもらえるだろう
 
 スケジュール調整なら、
・ありがとう。いつも助かっている
・ありがとう。ちょうどいいタイミングだよ
・ありがとう。急なことにもかかわらず、ありがたく思っている
 
 仮に、作成してもらった書類の内容が今ひとつ満足できるものでなかったとしても、
・ありがとう。前回よりよくなったね
・ありがとう。〇ページの図表だけ修正しておいて
・ありがとう。次回も頼むよ
などとひと言追加することで、相手に気持ちよく動いてもらえるでしょう。

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経営コラムニスト紹介

手紙文化振興協会 代表理事 むらかみかずこ氏

むらかみかずこ氏 手紙文化振興協会 代表理事

企業向け「小冊子」の制作を手がけた後、一般社団法人手紙文化振興協会を設立。 読み手の心を引き付ける手紙の書き方と使い方、ビジネスで成果につながる文章の書き方を体系化。 「メール・文章の書き方」の指導や文具の商品開発の支援や監修、NHK Eテレ「まる得マガジン/心が通じる一筆箋」講師 としても活躍。自ら一年間に書く手紙の枚数は1000枚を超え、企業研修や講演会を通じて手紙や文章の書き方の実務を発信 し続けている。 主な著書に「お客の心をつかむ売り込みゼロの3分ハガキ術」、「仕事がもっとうまくいく!書き添える言葉300」、 「仕事がもっとうまくいく!たった3行のシンプル手紙術」他多数。東京女子大学文理学部史学科卒。

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