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第30回 相手に合わせた書き方でコミュニケーションのストレスを減らす

第30回 相手に合わせた書き方でコミュニケーションのストレスを減らす

文章にはそのときの気分があらわれる

ジメジメッとした湿気を感じる梅雨時です。
寒暖の差が激しく心身に不調をきたしやすい時季でもあります。社長さんも社員の皆さんもお変わりないですか。
 
自分の心の状態を把握しておくこと。
これも文章を書くうえで大切なポイントです。
 
よいことがあったときには、文章からも自然とそのウキウキ感が伝わるもの。
その一方で、ショッキングな出来事があったときにはどこか暗い感じになります。そのつもりはなくとも攻撃的な書き方をして周りを不快にさせたりしてしまうものです。
 
とりわけ、チャットは手軽である反面、気分が色濃く出やすいツールです。
書く側は深く考えることなく文字を打てるため言葉選びが雑になりやすく、読む側は書き手の背景にある状況を短い文面から想像するのが困難なため、コミュニケーションのストレスが生じやすいのです。
 
大事な意思決定を伝えるのは、頭の中がさっぱりしている午前中や天気のいい日、気持ちが穏やかなときを選びましょう。
書いた文章はいったん寝かせて翌日に読み返すか、信頼できるパートナーに読んでもらうなどして感情の乱れが言葉にあらわれないように気を配ることが求められます。
 
 

相手に合わせた書き方を

心の気分だけでなく、社員にも様々なタイプの人がいるでしょう。
中には傷つきやすい人もいれば、あっけらかんとしている人もいるものです。
組織の中の人間関係をスムーズに運ぶために私が心がけているのは、相手に合わせた書き方です。
 
たとえば、
1.意見をはっきり書く人に対して
 
メールでもチャットでも自信満々に、ときに傲慢とも受け取れる書き方をする人には、私もはっきりと意思表示をします。
このタイプの人にとっては、はっきり堂々と書くことが「正」「善」であるため、「察してほしい」とほのめかすような書き方をしても伝わりません。
また、反対意見であってもしっかりと反対する理由を伝えることによって「気持ちが通じ合えた」と納得してくれる傾向があるようです。
 
2.心のやわらかい人に対して
 
遠慮がちにモノを頼むなど、へりくだった書き方をする人には、私も「残念だけど」「お手数だけど」「勝手をいうけれど」などとクッションになる言葉を使って意思表示します。
このタイプの人には十分な言葉の配慮が求められますが、クッション言葉のほかに「いつもありがとう」とこまめに日頃の感謝を伝えることで良好な関係を保てます。
 
3.複数の人に対して
 
複数の人に対して書くときには、様々な受け止め方があることを心の片隅に留め置いた上で言葉を選ぶ必要があります。
マイナスなこと、ネガティブなことばかりの記事を読むと気が滅入るのと同じように、等身大以上に強気な姿勢を演出するのもつかれるものです。
人の心はみな複雑です。その複雑さが共感を呼びます。素直な気持ちをつづることで人間的な魅力を感じてもらえるようになります。

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経営コラムニスト紹介

手紙文化振興協会 代表理事 むらかみかずこ氏

むらかみかずこ氏 手紙文化振興協会 代表理事

企業向け「小冊子」の制作を手がけた後、一般社団法人手紙文化振興協会を設立。 読み手の心を引き付ける手紙の書き方と使い方、ビジネスで成果につながる文章の書き方を体系化。 「メール・文章の書き方」の指導や文具の商品開発の支援や監修、NHK Eテレ「まる得マガジン/心が通じる一筆箋」講師 としても活躍。自ら一年間に書く手紙の枚数は1000枚を超え、企業研修や講演会を通じて手紙や文章の書き方の実務を発信 し続けている。 主な著書に「お客の心をつかむ売り込みゼロの3分ハガキ術」、「仕事がもっとうまくいく!書き添える言葉300」、 「仕事がもっとうまくいく!たった3行のシンプル手紙術」他多数。東京女子大学文理学部史学科卒。

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