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第11講 情報整理は何のため~情報活用を考える~

第11講 情報整理は何のため~情報活用を考える~

■情報整理・情報分析の先が描かれていない?

 

ネット社会の到来以降、パソコンの検索で、メルマガで、ブログで…。誰もが簡単に多くの情報を得ることができるようになりました。しかし、簡単に得られるので、その情報に飲まれてしまう人が後を絶ちません。

情報活用に関する研修を行うと、受講者から、よくこんな質問を受けます。

「どのようにして情報を整理すればいいのでしょうか?」

「どうしたら情報分析ができるようになりますか?」

情報洪水に陥った社員は、情報整理術を学ぼうとします。

知的好奇心は人間の基本的な欲求です。情報を集め、整理・分析することで知識を得たい、蓄えたいという気持ちはよくわかりますが、こんな時、私は次のような質問を返しています。

 「情報整理や情報分析を学びたいという気持ちはよくわかります。そこでお尋ねしますが、何のために情報を整理・分析したいのでしょうか?」

 この質問に正解はありません。返ってくる答えも様々です。

「だって、情報を整理しなきゃ、混乱するじゃないですか」

「情報分析ができれば、難しい統計も簡単にわかると思うのですが…」

「じゃあ、混乱しなくなれば、わかりやすくなれば、何が良くなるの?何ができるようになるの?」

「??? そんなことまで考えなくてはいけないのでしょうか?」

お気づきの通り、彼らが求めるものは「混乱しないこと」「わかりやすいこと」だけです。彼らの頭には情報を整理・分析した先が描かれていないのです。

 

■情報活用には目的を

情報活用とは、旧文部省の「情報教育の面に関する調査研究協力者会議最終報告」を一部改めて言えば、「目的に応じて、情報を主体的に収集・整理・分析し、知識・経験と統合することで、価値ある情報を発想して、受け手に発信すること」です。

簡単に言い換えれば、「目的に合わせて情報収集し、発想や発信する」ということです。つまり、情報の「収集・整理・分析」は情報活用の一部分にすぎず、その先には、価値ある情報の「発想」や「発信」が控えているということです。何よりも「目的」に応じて情報活用があります。

情報を受け取る顧客や上司が何を求めているか知ることなく、効率的な情報の収集・整理・分析はありえないのです。例えば、顧客が満足するプレゼンテーションを行いたければ、顧客が何を求めているかを考えて必要な情報を収集・整理・分析します。

逆に、情報を収集・整理・分析してから顧客が求めていることを発想しようとすれば、情報は山積みになります。せっかく集めた情報も、顧客の要望にあわなければムダに終わります。

個人的な知的好奇心を満たすためなら別です。しかし、仕事として限られた時間の中で効率的に情報を収集・整理・分析するためには、何を目的に情報を活用するのかということを先に考えなくてはならないのです。

 

■情報活用と人格・能力

情報活用と人格・能力には強い関係があります。

例えばキーパーソンから情報を得ようとすれば、信頼関係が大切です。謙虚さ、素直さ、誠実さがなければ信頼されず、生きた情報は得ることはできません。

また、情報を発信する際も、聞き手が理解しやすいようなわかりやすいストーリーが大切です。そのためには、論理的思考は欠かせません。また、読み手が読みたくなるような資料を作成するためにも文章表現力・図解表現力を磨く必要があるでしょう。情報活用は、目的志向とその目的を果たすために情報を収集、発信する人格と能力があって達成されるのです。

皆さんの職場ではいかがでしょうか。

バックナンバー

2011.02.11
第12講 最終回 社員の創意工夫と情報資源
2010.12.24
第11講 情報整理は何のため~情報活用を考える~
2010.09.03
第10講 理想像の伝達力
2010.04.30
第9講 リーダーシップを成長させる
2010.04.23
第8講 忘れてはならない思想と思想教育
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経営コラムニスト紹介

人財開発コンサルタント 斎田真一氏

斎田真一氏 人財開発コンサルタント

会社の業績向上は「社員のモチベーションから生まれる」と主唱する
若手気鋭の人財開発コンサルタント。

ケーススタディとロールプレイングを組み合わせ、職場の課題にあわせた
参加型教育プログラムや研修ツールを開発し、解決へと導くプロ。
ベテランから若手社員まで、自ら考え行動し、成果を出せる社員へと
育てあげるその指導法は中小企業を中心に実績多数。

大手通信会社での営業マン時代、できる社員が揃って持ち合わせた共通点と、現状の社員教育の問題点に着目。その経験をもとに、コンサルティング会社にて独自の教育プログラムや教育ツールを次々と開発。社員教育に採用した経営者から反響を呼び、以来、全国を飛び回る。
2008年独立。中小企業診断士。
KKC代表経営コラム「職場のこころ学」好評連載中

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