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コミュニケーション

2018.10.05

第21回 メールを書かない世代のメール術 意図の欠如がストレスに

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

 10月になりました。季節が一気に先に進むのを感じます。何かあたたかいものが食べたくなりますね。

 さて、本日はメールのお話を。ここのところメールの書き方で疲弊している人が以前にも増して大勢いるようです。

 どういうことかというと、

 1.しっかりとわかりやすい書き方を心がける人
 2.雑に不親切な書き方が気にならない人

 上記に二分されつつあるため、前者は後者に対してストレスを抱え、後者は前者の怒りに対してどうすればいいかわからず戸惑うといった風潮を感じるのです。

 後者についていえば、LINEやチャットの影響も大きいのでしょう。本来なら一度で済むような内容を細かく何度もやりとりすることが増えているようです。

 たとえば、「金曜日のミーティングは何時にスタートですか?」という問いに対して、答える側は相手がなぜその質問をするのか想像した上で返答します。単純に時間が知りたいのだと思えば「13時~」など。けれど、そこに「取引先とのアポが14時になりそう」などという相手の意図があることに気づけば、その問いに対するフォローの仕方はおのずと変わります。

 同じようになぜ提出物の確認をするのか。なぜその件について確認をするのか。その「なぜ」が抜け落ちていることが多く、その「意図の欠如」が前者と後者のコミュニケーションをむずかしくさせていると感じます。

 社内はもとより、お客様や取引先とのやりとりで(気づかないまま)このズレが広がり、そこに怒りが生まれているとしたら、重大な問題です。

 批判しているのではありません。メールを書かずに社会に出る若い世代も大勢います。わからなかったり、戸惑ったりするとしても仕方ありません。ただし、そうしたコミュニケーションのズレを気に病み、心身を壊したり、会社にとって大切な人材が失われてしまったりするとしたら、見るに忍びないことです。

 感覚的なものですが、メールで相手との心の距離をはかったり、小さなことを受け流したり、そうした社会的な人づきあいのスキルは、以前は10年も鍛錬を重ねれば自然と身に付いていたように思います。
しかし、今のこの膨大な情報があふれる時代の10年はとても長く、耐えられないことも多くあります。上司が部下に書き方を教えるにも限界があります。


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講師紹介

むらかみかずこ(手紙文化振興協会 代表理事)

企業向け「小冊子」の制作を手がけた後、一般社団法人手紙文化振興協会を設立。読み手の心を引き付ける手紙の書き方と使い方、ビジネスで成果につながる文章の書き方を体系化。「メール・文章の書き方」の指導や文具の商品開発の支援や監修、NHK Eテレ「まる得マガジン/心が通じる一筆箋」講師として...>もっと見る

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