第18回 複数の人でやりとりする際には とりわけ主語を明確に

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

コミュニケーション

2018.07.06

むらかみかずこ(手紙文化振興協会 代表理事)

こんにちは。
関東地方では梅雨明けと同時に急な酷暑となり、体調を崩している人が多いようです。

私もここのところ少し心身に疲れをためています。
その主な理由は、ゴールデンウィーク明けに急に本格化した父の介護です。とりわけ6月は慣れない手続、ケアマネジャーや家族とのやりとりに翻弄されていました。

父は今、介護用のベッドから起き上がるのに30分近くかかります。
実家で母が介護し、デイサービス等の施設を利用しながら離れて暮らす姉兄と私、家族でサポートしているのですが、問題なのは父の介護だけでなく、おのずと母の外出の機会が減ることです。
母にも息抜きが必要です。
「たまの外出のときには趣味に打ち込み、羽を伸ばしたい」
母のそうした切実な願いをかなえるのに、父に合う施設や介護サービスを探し、家族の皆で時間をやりくりしあっているのが現状です。

家族間のやりとりではLINEグループを活用しています。複数の人に即座に要件を伝えられ、過去にやりとりした履歴が一目でわかるLINEグループはとても便利。
当初、母を除いた姉兄わたしの3人がこれを使ってやりとりしていたのですが、母のケイタイでLINEを使えるようにしてからは家族で連絡を取り合うのが各段にラクになりました。

LINEグループに投稿する際、心がけているのは「主語」を明らかにすることです。複数の人とやりとりするにあたっては、「だれが」「どこの施設が」といった名詞を明確にするように意識しないと、「それは誰のこと?」「どこのことを言っているの?」と混乱を招いてしまいます。

ビジネスメールでも同じですね。
相手と自分のほかに第三者(自社の上司や同僚、協力会社など)のアドレスをCCで入れて送るときには、とりわけ主語を明確にするよう意識しましょう。
「確認ですが、それは◎◎さんの役割でよいのですよね?」
「念のためにお伝えしますが、◎◎とは△△のことを言っています」
といった二度手間、三度手間を防ぐ大切なポイントです。

講師紹介

むらかみかずこ(手紙文化振興協会 代表理事)

企業向け「小冊子」の制作を手がけた後、一般社団法人手紙文化振興協会を設立。読み手の心を引き付ける手紙の書き方と使い方、ビジネスで成果につながる文章の書き方を体系化。「メール・文章の書き方」の指導や文具の商品開発の支援や監修、NHK Eテレ「まる得マガジン/心が通じる一筆箋」講師として...>もっと見る

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