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第113回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方34 社内のものの取り扱いのルール

第113回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方34 社内のものの取り扱いのルール

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

 前回「ファイリングの仕方」についてお話ししました。今回は「社内のものの取り扱いのルール」、特にパソコン関係についてお話します。
ビジネスにパソコンは必須ですが、運用を効率良くするためのルールとして、ソフトウェアの種類及びバージョン、ハードウェアの機種などを統一することがあげられます。ただいくら環境を整えても、利用する側の意識を高めないとまさかということが起こってしまいます。その意味で今、社会的にも大きな問題になっているパソコンのウィルス感染について、情報の漏えいを防ぐ社内ルールが重要です。パソコンでも例えばランサムウェアの脅威は増大しています。皆さんはすでにご存じかもしれませんが、実際に起こった2例を紹介します。

・一つ目は、2016年大手旅行会社が公表した標的型サイバー攻撃により678万件にのぼる規模の個人情報が流通危機にさらされました。数字の大きさに一瞬聞き間違えたのかと感じたほどでした。不審なメールは開かないという社内のルールが周知されていたにもかかわらず、ということではないでしょうか。それほど相手のメールの内容が、ますます巧妙になってきている現実があります。

・二つ目は、2016年10月富山大学の水素同位体科学研究センターの被害です。世界的にビジネス・メール詐欺と呼ばれているビジネス・メールの侵害の例です。あたかも教授の講演を聴講した後にその個人に宛てたメールを装い添付資料を開かせてしまったのです。開いたとたんにウィルス感染をし、1492名分の個人に関する情報の流出被害です。大学ですから研究内容をも流出ということでしょう。
どちらも私どもが考えている危機感の何倍も多く脅威として身のまわりにせまっていることがわかります。

 ある公益財団法人では、一社に10通までという制限はありますが、会社から依頼を受けると添付資料つきの偽メールを送信し、何通かあけられているしまうか調査するというサービスをしているそうです。工夫して社内でもこのような疑似体験ができると、ビジネス・メール詐欺が他人事ではない事を知る良い機会になるでしょう。不審メールを開けないということの徹底に役立ちます。
 
 また、情報の漏えいということでいうと「紙媒体」はそのリスクが最も高いと言われています。持ち出しの必要がある時は管理部門に申請を必ず行うことをルールとします。100人の社員中、99人がルールを守れればのレベルの理解ではウィルスの脅威に対して万全ではありません。情報漏えいの危険度は社員の理解度の徹底と半比例するといっても過言ではないと考えます。さらに、一度作ったルールでも常に見直しが必要です。定期的な見直しあるいは状況に応じた見直しと改善をし、生産性を落とさずに実行できているか、常に気を配りながらベストの状態のルールを維持しましょう。
 
 
 

 

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経営コラムニスト紹介

電話応対コラム 松尾友子 氏

松尾友子(まつおともこ)氏

お客様に好かれてはじめてお取引が始まる。そのためにはお客様とのコミュニケーションを社員一人ひとりが意識することが重要だと主唱する社員教育インストラクター。
好感をもたれる「ビジネスマナー」、的確な「電話応対」、当たり前ができる「仕事の基本」など、きめ細やかな指導で、新人からベテラン社員まで多くの受講生を指導。社員ひとりひとりと向き合い、仕事の基本を徹底、定着させる指導は定評。
現在は、企業診断電話コンクール審査員講師としても活躍する。主な指導先に西武百貨店、JR東日本、パナソニック電工、医療法人徳真会など多数。

主な著書に「明るくて好かれる社員になる法」「1日5分!自分の磨き方」「大人のエレガントマナー」など多数。
《好 評》【通信講座】ビジネスコミュニケーションスキル講座
松尾友子氏が仕事の基本ビジネス・コミュニケーションスキルを体系化。コミュニケーションの基本をはじめ、話の聞き方、伝え方を通信教育形式で習得いただけます。
電話応対コラム 浦野啓子

浦野啓子(うらのけいこ)氏

東芝商事で現場実務を経たのち、対話総合センターに入所。多くの企業、団体の電話応対実務を指導する。その後、産能大学東京事業部講師を経て、電話応対コンサルタントして独立。
なぜ、会社にとって電話応対が大事なのかを常に念頭におき、適切な応対法と電話応対時のマナーの徹底で、「お客様の満足と感謝のこころ」を高める指導法には全国の社長から信頼が厚い。
主な指導先にバイエル薬品、ヤマハ、ブリジストン、日赤病院、共同テレビジョン、
ジャパンエナジー、富士フィルム、キッコーマン、JR東日本、弁護士事務所をはじめ大手から中小企業まで200 社を超える。
著「電話の応答が3 時間でマスターできる」「クレーム処理が上手い人下手な人」
「ことば上手は仕事上手」「営業電話の応答が3時間でマスターできる」。
社員研修ビデオ・ DVD「あたり前の仕事をキチンとできる職場のルールDVD・ビデオ」、電話応対教育ビデオ「ビジネス電話マナーDVD・ビデオ」他多数。

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