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第111回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方32 社内における環境整備

第111回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方32 社内における環境整備

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

 前回「環境整備、個人について」をお話しました。今回は「社内における環境整備」についてお話します。
 社内の場合、「整理・整頓・清掃」は横並びに大事です。これらが会社の土台となっていると言っても過言ではありません。一般的に、「整理」は不要なものを捨てる、「整頓」は必要なものを誰にも分かる定位置に置く、「清掃」は見えない所までキレイにすることです。社員の一人一人が何故「整理」が必要なのか、何故「整頓」が必要なのか、何故「清掃」が必要なのか、それらの共通認識なくして効果は望めません。どんな効果かと言うと、
➀細かいところまで気がつくようになる
②気づきが、工夫や改善に繋がる
③無駄な動きや時間が無くなる
④すぐに短時間でする習慣がつく
⑤時間の使い方がうまくなる

など、仕事に活かされることばかりです。でも、やらされていると思って動いている人には残念ですが、何の変化も効果もありません。
1.「整理」。何か一つを手にとって何故要らないのか、なぜ要るのか理由をしっかり人に説明できるまで考えてください。ときには複数の人でジャッジするのもよいでしょう。どんなに小さなことでも結論を出すには、知識や情報が必要であること、責任も伴うことさえ学べます。後日、あの時捨てなければよかったと思うとしたら、それはあなたの判断が甘かったという勉強になります。
  
2.「整頓」。一つのものの置き場所を社内の全員が知っている、がいいです。何故なら探す時間が必要ないからです。もしあなたが万一会社を突然休まなくてはならない事態が起こっても、他の人に迷惑をかけることがありません。ただ決められた場所に戻すことが出来ない人が社内に一人でもいたら、アウトです。子供のころ、親に「○○を。元あった場所に戻しなさい」と言われた経験はありませんか。社会人になっても役立つ躾だったのですね。 

 また、定位置に置くためには、動線や使用頻度による取り出しやすさなど吟味する必要があります。整理・整頓について今回3回目ですが、ふと究極の整理・整頓は飛行機内の収納の仕方かもしれないと思いました。私は実習期間が4カ月半という時期を経て客室乗務員をしていた経験があります。いろいろなテストが毎日ありましたが、当時飛行機に積まれている、乗客に使用する備品がコンパートメントのどこに収納されているかの筆記テストも受けたことを思いだしました。飛行機は総重量が決まったなかで備品を積むのですから、必要か必要でないかの選別をされたものばかりです。さらに乗務するチームは頻繁にかわりますから、例えば乗客に食事を提供するときのナプキンがどこにあるのか、すぐに手がその場所にいかなければならないのです。そのため客室乗務員は逆にもののある場所を「整理・整頓ありき」で丸暗記したのです。もし整理・整頓に悩むときは、会社を飛行機内と思っていただくのも一案かも知れません。     

3.「清掃」。掃除との違いは人に見えていないところまでキレイにすることです。これは私個人の体験として言えますが、人のためにと言う前に、単純に自分が気持ちいいです。 
 仕事柄、依頼を受けると環境整備チエックも細かくしますが、清掃の部分ではブラインドの一枚一枚にも触れて確かめます。細かいところまで清掃できるということは、仕事の姿勢ともしっかり繋がっているのです。体験的に言えるのは、能動的に環境整備にとりくんだ仕上がりと、受動的に環境整備に問君が仕上がりとでは、感覚的な言葉ですが、温かさに違いがあるように感じます。空間にプラスのスパイラルが働くのでしょうか。  
 自分で身体を動かして、初めて納得できるのが環境整備です。是非トライして下さい。
 
  

 

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経営コラムニスト紹介

電話応対コラム 松尾友子 氏

松尾友子(まつおともこ)氏

お客様に好かれてはじめてお取引が始まる。そのためにはお客様とのコミュニケーションを社員一人ひとりが意識することが重要だと主唱する社員教育インストラクター。
好感をもたれる「ビジネスマナー」、的確な「電話応対」、当たり前ができる「仕事の基本」など、きめ細やかな指導で、新人からベテラン社員まで多くの受講生を指導。社員ひとりひとりと向き合い、仕事の基本を徹底、定着させる指導は定評。
現在は、企業診断電話コンクール審査員講師としても活躍する。主な指導先に西武百貨店、JR東日本、パナソニック電工、医療法人徳真会など多数。

主な著書に「明るくて好かれる社員になる法」「1日5分!自分の磨き方」「大人のエレガントマナー」など多数。
《好 評》【通信講座】ビジネスコミュニケーションスキル講座
松尾友子氏が仕事の基本ビジネス・コミュニケーションスキルを体系化。コミュニケーションの基本をはじめ、話の聞き方、伝え方を通信教育形式で習得いただけます。
電話応対コラム 浦野啓子

浦野啓子(うらのけいこ)氏

東芝商事で現場実務を経たのち、対話総合センターに入所。多くの企業、団体の電話応対実務を指導する。その後、産能大学東京事業部講師を経て、電話応対コンサルタントして独立。
なぜ、会社にとって電話応対が大事なのかを常に念頭におき、適切な応対法と電話応対時のマナーの徹底で、「お客様の満足と感謝のこころ」を高める指導法には全国の社長から信頼が厚い。
主な指導先にバイエル薬品、ヤマハ、ブリジストン、日赤病院、共同テレビジョン、
ジャパンエナジー、富士フィルム、キッコーマン、JR東日本、弁護士事務所をはじめ大手から中小企業まで200 社を超える。
著「電話の応答が3 時間でマスターできる」「クレーム処理が上手い人下手な人」
「ことば上手は仕事上手」「営業電話の応答が3時間でマスターできる」。
社員研修ビデオ・ DVD「あたり前の仕事をキチンとできる職場のルールDVD・ビデオ」、電話応対教育ビデオ「ビジネス電話マナーDVD・ビデオ」他多数。

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