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第100回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方21 仕事の確認時のポイント

第100回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方21 仕事の確認時のポイント

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

    前回、「段取りとコミュニケーション」についてお話しました。今回は「仕事の確認時のポイント」についてお話します。前回お話をした「段取り」と今回の「確認」は、同一線上にあるといえます。日々の整理整頓のような細やかな基本がしっかりできていると、細やかな目線を日々訓練しているのと同じため、段取りにうっかり落としてしまう項目がなくなります。確認も同じで、日々の仕事の中で確認を習慣化すると仕事が先に進んだ状態になる前に、ミスを発見し修正をすることができます。確認の時間的スパンを短くとると、ミスの発見が早いです。仕事の難易度によっては、確認する人を複数にするとよいでしょう。なぜなら、人は思いこんでしまうと、チエックをしているのにもかかわらず「見えない」場合があるからです。さらに優先順位を考慮して確認項目のリストを作成し(第3者にも見てもらうとよりよいでしょう)、項目が終了する度に、確認済の印をその場でつけていきます。もし不安を感じるときはうやむやにしないで、必ず上司に相談をします。自分のあやふやな確認が誰の迷惑につながるか、相手の顔を思い浮かべると不確かな確認は許されないことがわかります。

先ほど難易度と申し上げましたが、例え易しいと思える仕事でもノーミスで仕上げる緊張を持って臨むことは当然です。会社の名前を背負ってする仕事です、ノーミスの出来栄えを積み重ねていくことは当たり前のことです。それが信頼に直結します。ミスの原因としていくつか共通することを挙げると、慢性化からくるうっかりミス・反対にその仕事をするのが初めて・内容の理解が不十分などです。これらのことはいつも頭に入れておくと確認の精度をあげられます。
   では、確認を違う角度から考えてみましょう。「確認のメリットは何か」です。皆様が確認の大切さを部下に伝える場合でしたら、確認のメリットで話すのも一つの方法です。
 
➀確認を何重にもして完璧な仕事に仕上げることは、信頼につながりネクストチャンスを産む。
②確認が習慣化すると、確認のレベルも上がり、Aという仕事の確認でも、その時の環境の違いやお客様が異なれば、確認する内容が細かくなることにも気づくことが出来る。
③いつも初心の気持ちで確認をする。正確な確認は「出来た」の近道。
④常に学びが必要。仕事の豊富な知識を持つことが、正確な確認に繋がる。
⑤確認をする自分のコンディションをよくしておく。クリアな頭だと正しい判断が出来る。
 
 全体を確認するときは、第3者の目で確認をします。さらに時間をおいてから見直すと
冷静に判断できます。その意味からも、「段取り」と同様、完了の時期を手前に設定しておくのがベストです。良い仕事をするためには、自分を信じることと、自分を疑うの両面も必要でしょう。
 私は、この原稿を担当者に提出する前に第3者の目で読み直し、センテンスにねじれがないかなどを確認します。そして冷静に見られるように、今から少し時間をおいてから読み直す作業をします。
 
 
 

 

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経営コラムニスト紹介

電話応対コラム 松尾友子 氏

松尾友子(まつおともこ)氏

お客様に好かれてはじめてお取引が始まる。そのためにはお客様とのコミュニケーションを社員一人ひとりが意識することが重要だと主唱する社員教育インストラクター。
好感をもたれる「ビジネスマナー」、的確な「電話応対」、当たり前ができる「仕事の基本」など、きめ細やかな指導で、新人からベテラン社員まで多くの受講生を指導。社員ひとりひとりと向き合い、仕事の基本を徹底、定着させる指導は定評。
現在は、企業診断電話コンクール審査員講師としても活躍する。主な指導先に西武百貨店、JR東日本、パナソニック電工、医療法人徳真会など多数。

主な著書に「明るくて好かれる社員になる法」「1日5分!自分の磨き方」「大人のエレガントマナー」など多数。
《好 評》【通信講座】ビジネスコミュニケーションスキル講座
松尾友子氏が仕事の基本ビジネス・コミュニケーションスキルを体系化。コミュニケーションの基本をはじめ、話の聞き方、伝え方を通信教育形式で習得いただけます。
電話応対コラム 浦野啓子

浦野啓子(うらのけいこ)氏

東芝商事で現場実務を経たのち、対話総合センターに入所。多くの企業、団体の電話応対実務を指導する。その後、産能大学東京事業部講師を経て、電話応対コンサルタントして独立。
なぜ、会社にとって電話応対が大事なのかを常に念頭におき、適切な応対法と電話応対時のマナーの徹底で、「お客様の満足と感謝のこころ」を高める指導法には全国の社長から信頼が厚い。
主な指導先にバイエル薬品、ヤマハ、ブリジストン、日赤病院、共同テレビジョン、
ジャパンエナジー、富士フィルム、キッコーマン、JR東日本、弁護士事務所をはじめ大手から中小企業まで200 社を超える。
著「電話の応答が3 時間でマスターできる」「クレーム処理が上手い人下手な人」
「ことば上手は仕事上手」「営業電話の応答が3時間でマスターできる」。
社員研修ビデオ・ DVD「あたり前の仕事をキチンとできる職場のルールDVD・ビデオ」、電話応対教育ビデオ「ビジネス電話マナーDVD・ビデオ」他多数。

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