「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回、「段取りとコミュニケーション」についてお話しました。今回は「仕事の確認時のポイント」についてお話します。前回お話をした「段取り」と今回の「確認」は、同一線上にあるといえます。日々の整理整頓のような細やかな基本がしっかりできていると、細やかな目線を日々訓練しているのと同じため、段取りにうっかり落としてしまう項目がなくなります。確認も同じで、日々の仕事の中で確認を習慣化すると仕事が先に進んだ状態になる前に、ミスを発見し修正をすることができます。確認の時間的スパンを短くとると、ミスの発見が早いです。仕事の難易度によっては、確認する人を複数にするとよいでしょう。なぜなら、人は思いこんでしまうと、チエックをしているのにもかかわらず「見えない」場合があるからです。さらに優先順位を考慮して確認項目のリストを作成し（第３者にも見てもらうとよりよいでしょう）、項目が終了する度に、確認済の印をその場でつけていきます。もし不安を感じるときはうやむやにしないで、必ず上司に相談をします。自分のあやふやな確認が誰の迷惑につながるか、相手の顔を思い浮かべると不確かな確認は許されないことがわかります。
先ほど難易度と申し上げましたが、例え易しいと思える仕事でもノーミスで仕上げる緊張を持って臨むことは当然です。会社の名前を背負ってする仕事です、ノーミスの出来栄えを積み重ねていくことは当たり前のことです。それが信頼に直結します。ミスの原因としていくつか共通することを挙げると、慢性化からくるうっかりミス・反対にその仕事をするのが初めて・内容の理解が不十分などです。これらのことはいつも頭に入れておくと確認の精度をあげられます。
では、確認を違う角度から考えてみましょう。「確認のメリットは何か」です。皆様が確認の大切さを部下に伝える場合でしたら、確認のメリットで話すのも一つの方法です。
➀確認を何重にもして完璧な仕事に仕上げることは、信頼につながりネクストチャンスを産む。
②確認が習慣化すると、確認のレベルも上がり、Ａという仕事の確認でも、その時の環境の違いやお客様が異なれば、確認する内容が細かくなることにも気づくことが出来る。
③いつも初心の気持ちで確認をする。正確な確認は「出来た」の近道。
④常に学びが必要。仕事の豊富な知識を持つことが、正確な確認に繋がる。
⑤確認をする自分のコンディションをよくしておく。クリアな頭だと正しい判断が出来る。
全体を確認するときは、第３者の目で確認をします。さらに時間をおいてから見直すと
冷静に判断できます。その意味からも、「段取り」と同様、完了の時期を手前に設定しておくのがベストです。良い仕事をするためには、自分を信じることと、自分を疑うの両面も必要でしょう。
私は、この原稿を担当者に提出する前に第３者の目で読み直し、センテンスにねじれがないかなどを確認します。そして冷静に見られるように、今から少し時間をおいてから読み直す作業をします。
■松尾友子氏
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